Виробнича діяльність будь якого підприємства пов’язана з необхідністю обліку фінансових потоків. У процесі роботи виникають різні заборгованості, які обліковуються відповідним чином. Підприємство отримує матеріали, послуги, обладнання та інше за що повинно розрахуватися з постачальником в обумовлені терміни.
В свою чергу, підприємство саме є постачальником товарів або послуг, у тому числі і на умовах відтермінування сплати. Таким чином виникає дебіторська заборгованість, яку також називають заборгованістю покупців.
Чому важливо контролювати заборгованість покупця
Сама по собі якість обліку даних, у тому числі і обігових коштів підприємства, є важливою складовою діяльності будь якої компанії. Це стосується як великого, так і середнього, і малого бізнесу. Керівникам важливо контролювати фінансовий стан підприємства, щоб приймати правильні рішення в управлінні. Контроль заборгованості покупця у цьому сенсі відіграє важливу роль.
Види дебіторської заборгованості
Види дебіторської заборгованості виділяють за чотирма основними ознаками формування:
- за причинами виникнення;
- за ймовірністю погашення;
- за строками погашення;
- за термінами виконання зобов’язань.
Борг на підставі виникнення визначається тим, хто є боржником:
- постачальники;
- контрагенти;
- покупці;
- співробітники;
- державні організації тощо.
За ймовірністю погашення така заборгованість поділяється на сумнівну та безнадійну.
За термінами погашення борг може бути:
- Короткостроковим (поточним).
- Довгостроковим.
Для малого та середнього бізнесу з відносно невеликими об’ємом обігових коштів, як правило актуальна короткострокова заборгованість покупців, яка передбачає розрахунок за кілька днів або тижнів.
Автоматизація обліку боргів з можливістю налаштування лімітів по часу та сумі
Звичайно, в наш час переважна більшість підприємств впроваджує автоматизований облік. Це дає значні переваги, дозволяє оптимізувати бізнес та запобігти виникненню помилок. Це тим більш актуально для невеликих компаній або приватних підприємців, які змушені економити на утриманні штату облікових працівників.
Практично всі облікові платформи та системи обліку у той чи інший засіб відображають розміри заборгованості, але не всі з них мають достатньо зручні механізми налаштувань лімітів по часу та сумі. Такий функціонал забезпечує можливість у автоматичному режимі:
- Обмежувати терміни виплат покупцями.
- Встановлювати суми заборгованостей.
Таким чином керівництво підприємства регулює фінанси та підвищує ефективність управління.
Як автоматизувати відносини з одним клієнтом за різними контрактами
Як правило, відчизняний малий, а нерідко і середній бізнес використовує спрощені облікові програми з обмеженим функціоналом. Це, в сучасних умовах, нерідко призводить до виникнення суттєвих помилок і фінансових втрат, не кажучи вже про ускладнення обліку. Для багатьох компаній важливо мати можливість автоматизувати облікові процеси таким чином, щоб отримати можливість прив’язати певні заборгованості не тільки до клієнта, але, одночасно й до контракту. Такий функціонал, наявний, наприклад, в платформі usap.online, дозволяє контролювати виконання договірних зобов’язань контрагентом по кожному окремому контракту.
Підсвітка строку заборгованості
Вчасно сповіщати про надходження дати платежу або про його прострочення допоможе функціонал підсвітки. Нерідко буває, що для своєчасного повернення боргу контрагенту потрібно нагадати про це. Звісно, це буде значно легше зробити, якщо керівник або відповідальний співробітник буде сповіщений про це програмою обліку.
Класифікація клієнтів за строком та об’ємом заборгованості
Не секрет, що умови ведення бізнесу в наш час в Україні далекі від ідеалу. Не всі суб’єкти підприємницької діяльності вчасно та в повному обсязі здатні виконати свої забов’язання за домовленостями перед контрагентами. Тому важливо мати можливість вести автоматичний облік розділяючи боржників за термінами та об’ємами заборгованості.
Висновок
Підсумовуючи викладене вище, слід зазначити важливість вибору програмного забезпечення для ведення обліку. Це повинна бути багатофункціональна платформа з передбаченою розробником можливістю підстроїти можливості програми до потреб споживача.
